Merkinnät teemasta ''

Laskutuksen ihanuus

OpenOfficen tietolähteen yhdistystoiminta on jumalainen!

Kuten aiemmin on tullut kerrottua, vaihdoin alkuvuodesta Microsoftin Office-tuotteet OpenOfficeen. Ohjelmien peruskäyttö on hyvin samankaltaista, mutta pieniä ja vähän suurempiakin eroja löytyy, joten osa toiminnoista on täytynyt opetella uusiksi.

***

Yksi näistä uusista asioista on tietolähteiden yhdistäminen. Olen tehnyt jo vuosia kaikki joukkokirjeet, laskut sun muut yhdistämällä taulukkolaskennan tiedot tekstiasiakirjaan.

MS Officessa prosessi on ollut kohtuullisen näppärä, josko muutamia perustavaa laatua olevia raivostuttavia piirteitä Excel–Word-yhdistelmässä oli. Mainittakoon esimerkkinä se, että jos Excel-taulukko oli auki, kun tietoja yhdistettiin Wordiin, systeemi kieltäytyi yhdistämästä päivämääriä päivämäärämuotoisina. Piti siis aina ensin sulkea Excel-taulukko ja yhdistää vasta sitten.

Toinen päivämääräongelma, jota en saanut ratkaistua, oli se, että mikäli kuukauden päivä oli pienempi kuin 13, Wordiin ilmaantui aina jenkkityyliin kuukausi-päivä-muotoinen päivämäärä. Jos päivä sitä vastoin oli 13 tai suurempi, päivämäärä oli suomalaisen asettelun mukainen. Höh.

***

OpenOfficessa yhdistämistoiminto pelaa aivan eri logiikalla kuin Excel–Word-kombinaatiossa. OpenOfficessa tekstitiedostoon liitetään tietolähde, jonka saa tekstitiedoston oheen pieneen ruutuun auki.

Tietojen yhdistäminen esimerkiksi laskutuspohjaan onnistuu helposti, kun kenttänimet on pistetty paikoilleen: valitaan pikkuruudusta taulukkolaskennan oikea tietorivi, painetaan tiedot kenttiin -painiketta ja se on siinä. Sitten napsautetaan joko tulosta- tai pdf-namiskaa sen mukaan, haluaako laskun paperille vai lähettää sähköpostin liitteenä. Toki tiedoston voi tallentaa myös tekstiasiakirjaksi, jos niin haluaa.

Teen paljon laskutusta sähköpostitse, ja OpenOffice säästää valtavasti aikaani. Wordissa yhdistin yleensä useamman tietorivin yhdeksi monisivuiseksi tiedostoksi, tallensin sen ja sitten tulostin sivu sivulta pdf:t. OpenOfficessa jää monta turhaa välivaihetta pois.

***

Olen alkuviikon laskuttanut urakalla: kevään tanssitapahtumat ovat pian ovella, ja olen tehnyt lippulaskuja. Täytyy sanoa, että vaikka vanha systeemini olikin ihan näppärä, OpenOfficen tapa on rutkasti miellyttävämpi. Laskutus on nyt suorastaan iloa ja autuutta.