Merkinnät teemasta 'excel'

Laskutuksen ihanuus

OpenOfficen tietolähteen yhdistystoiminta on jumalainen!

Kuten aiemmin on tullut kerrottua, vaihdoin alkuvuodesta Microsoftin Office-tuotteet OpenOfficeen. Ohjelmien peruskäyttö on hyvin samankaltaista, mutta pieniä ja vähän suurempiakin eroja löytyy, joten osa toiminnoista on täytynyt opetella uusiksi.

***

Yksi näistä uusista asioista on tietolähteiden yhdistäminen. Olen tehnyt jo vuosia kaikki joukkokirjeet, laskut sun muut yhdistämällä taulukkolaskennan tiedot tekstiasiakirjaan.

MS Officessa prosessi on ollut kohtuullisen näppärä, josko muutamia perustavaa laatua olevia raivostuttavia piirteitä Excel–Word-yhdistelmässä oli. Mainittakoon esimerkkinä se, että jos Excel-taulukko oli auki, kun tietoja yhdistettiin Wordiin, systeemi kieltäytyi yhdistämästä päivämääriä päivämäärämuotoisina. Piti siis aina ensin sulkea Excel-taulukko ja yhdistää vasta sitten.

Toinen päivämääräongelma, jota en saanut ratkaistua, oli se, että mikäli kuukauden päivä oli pienempi kuin 13, Wordiin ilmaantui aina jenkkityyliin kuukausi-päivä-muotoinen päivämäärä. Jos päivä sitä vastoin oli 13 tai suurempi, päivämäärä oli suomalaisen asettelun mukainen. Höh.

***

OpenOfficessa yhdistämistoiminto pelaa aivan eri logiikalla kuin Excel–Word-kombinaatiossa. OpenOfficessa tekstitiedostoon liitetään tietolähde, jonka saa tekstitiedoston oheen pieneen ruutuun auki.

Tietojen yhdistäminen esimerkiksi laskutuspohjaan onnistuu helposti, kun kenttänimet on pistetty paikoilleen: valitaan pikkuruudusta taulukkolaskennan oikea tietorivi, painetaan tiedot kenttiin -painiketta ja se on siinä. Sitten napsautetaan joko tulosta- tai pdf-namiskaa sen mukaan, haluaako laskun paperille vai lähettää sähköpostin liitteenä. Toki tiedoston voi tallentaa myös tekstiasiakirjaksi, jos niin haluaa.

Teen paljon laskutusta sähköpostitse, ja OpenOffice säästää valtavasti aikaani. Wordissa yhdistin yleensä useamman tietorivin yhdeksi monisivuiseksi tiedostoksi, tallensin sen ja sitten tulostin sivu sivulta pdf:t. OpenOfficessa jää monta turhaa välivaihetta pois.

***

Olen alkuviikon laskuttanut urakalla: kevään tanssitapahtumat ovat pian ovella, ja olen tehnyt lippulaskuja. Täytyy sanoa, että vaikka vanha systeemini olikin ihan näppärä, OpenOfficen tapa on rutkasti miellyttävämpi. Laskutus on nyt suorastaan iloa ja autuutta.

Automaattisesti looginen

Tunnetteko ihmisen, joka osaa tehdä asiat yksinkertaisesti, näppärästi, nopeasti ja mahdollisimman helposti? Ai tunnette? No, se en ainakaan ole minä.

Rakensin eilen näppärän ja käytännöllisen excel-systeemin, joka tarkastelee, miten paljon peilisalissa viettämästäni ajasta menee minkäkin ryhmän ja toimintakuvion alle. Syötän päivämäärät ja ryhmätiedot, ja saan ryhmittäin eritellyn luettelon toiminnasta. Tällaista olen kaivannut jo ainakin vuoden.

Parhaillaan työstän erääseen foorumioperaatioon excel-kokonaisuutta, jonka avulla seuraan ihmisten ilmoituksia ja valvon, että prosessi etenee ennakkoon sovitulla tavalla. Pari pikku ongelmaa on vielä ratkomatta, mutta kyllä tästä hyvä tulee.

Kuten totesin silloin, kun rakensin ensimmäistä kertaa Ishtar-lehden laskutussysteemejä: käytän toisinaan* hyvin paljon aikaa siihen, että voisin säästää aikaa. Sama tulee taas mieleen – nämäkin toiminnot olisi voinut tehdä tuosta vain ruutupaperilla ja lyijykynällä.

Mutta toisaalta mikään ei tuota niin suurta mielihyvää kuin systeemi, joka toimii kuin unelma, automaattisesti ja täydellisesti minun logiikkani mukaan. Vielä kun siihen joskus pääsisi.

*Jotkut saattavat väittää, että “aina” on lähempänä totuutta.

Melkein nollasaldo

Tarkoitukseni oli saada tänään monta asiaa pois päivälistaltani, mutta katinkontit. Ei mitään valmista koko päivänä.

Hinasin itseni aamusta omalle koneelle ja ryhdyin työstämään kesäfestivaaliasioita. Nyt minulla on kaikki mahdollinen puolivälissä: nettisivut (deadline kuun vaihteessa, joten varsin hyvässä jamassa), julisteet, liput…

Suurin osa päivästä on taas kerran mennyt Exceliä tuijotellessa: ilmoittautumistiedoston päivittäminen tähän vuoteen on ollut isompi urakka kuin olin kuvitellut. Tämäkään päivä ei tuonut ratkaisua muutamaan kaavaan – jouduin jo nöyrtymään ja toteamaan, etten saa yhden ruudun kaavaa tekemälläkään, ja nyt alkaa peljättää, etten saa mitenkään muokattua toimivia, moninkertaisia ehdollisia kaavoja, vaikka käytössä on useampi solu. Olisiko sittenkin pitänyt ottaa laaja matematiikka lukiossa?

Korupöydällä sain illan ohjemaputken aikana yhden korusetin lukkoja vaille valmiiksi, sopivasti sovituskuntoon eräälle tanssijalle. Mutta ei siis mitään valmista silläkään saralla.

***

Kun mikään ei tule valmiiksi, on melkein kuin ei olisi tehnytkään mitään. Onneksi jonain kauniina päivänä saan nämä puolinaiset päätökseen, ja silloin siivoutuu tekemättömien töiden luettelosta koko joukko hommia pois.

Juhlaa ja laskentaa

En erityisesti pidä juhlista, mutta tänään pidimme vapaaehtoisesti juhlat. Tai no, minä leivoin (!) mokkaruutuja, muuten istuin päivän tietokoneella.

Juhlan nimenä oli Sadan Kirjan Juhlat. Tarkoittaa, että lapsi oli lukenut sata romaania. Juhlan kunniaksi siis herkkuja ja ennakkolupaus pienestä lahjasta: luvassa on kirjanmerkki, jonka äiti loihtii helmivarannoistaan.

Tarkkaan ottaen Sadan Kirjan Juhlat ovat 26 kirjaa myöhässä. Ne oli tarkoitus pitää joskus syksyllä, mutta koska nämä olivat ensimmäiset SKJ:t, oli vähän hakusassa, mitä tehdään. Lopulta päädyttiin yksinkertaiseen juhlintaan. Ehkä tässäkin on ajatus tärkein?

Koulusta tuli kollektiivinen kehotus kannustaa koulukkaita lukemiseen. Meidän ei tarvitse kannustaa, kirjaan tartutaan ilomielin. Mutta tuskinpa juhlasta haittakaan on.

***

Itse voisin viettää Loogisen Ajattelun ja Laskennan juhlaa. Olen päivän (useamman, itse asiassa) istunut tietokoneellani vääntämässä excel-taulukoita. Olen saanut firman laskutussysteemit kohdalleen, nyt olen ruuvannut itämaisen tanssin kesäfestivaalin ilmoittautumistiedostoja toimintakuntoon.

Excel on ihmeellinen ohjelma. Kun sinne syöttää kaavan, se suorittaa automaattisesti kaikenmoisia laskutoimituksia. Festivaalin tarpeet eivät ole sinällään monimutkaiset: kurssi-ilmoittautumisten hinnat lasketaan yhteen ja lisätään näytöslippujen hinnat. Hienosäätöä ja variaatioita sen sijaan on: on jäsenhintaa, lippujen pakettialennusta sun muuta. “Jos on näin, niin hae hinta tuolta, mutta jos ei, niin hae se jostain muualta.”

Koska minulla on taipumusta monimutkaisuuteen, ilmoittautumistiedosto myös varoittaa, mikäli joku yrittää osallistua kahdelle päällekkäiselle kurssille tai kun jokin kurssi alkaa olla täynnä.

Kun kursseja on 36 ja näytöksiä kolme, osallistujia yli kolmesataa, jäsensihteerimme saa kirjoittaa kevään mittaan laskuja monta sataa. Kyllä kaikki mahdollinen automaatio ja virheidenkarsinta on silloin paikallaan. Vaikka sen automaation ohjelmoimiseen meneekin taas useampi päivä.