Sormiharjoituksia

Tätä nykyä on jo tavallista, että ihmisillä on kaksi eri sähköpostitiliä: toinen työkäyttöön, toinen henkilökohtaiseen. Minulla on oma sähköpostitili jokaiseen eri tarkoitukseen: yleiseen työhön, tanssityöhön, korumyyntiin, Ishtar-lehden tekoon, Ishtarin suurille aineistoille, Sahara-yhdistykselle ja vielä omansa verkkopalvelujen viestejä varten. Lisäksi on henkilökohtainen sähköposti, ja perustinpa taannoin hotmail-osoitteenkin, kun otin käyttöön Messengerin.

Miksi ihmeessä näin monta sähköpostitiliä? Eikö riittäisi yksi, jossa viestit lajittelisi eri kansioihin?

Ei riittäisi. Sähköpostilaatikon koko olisi tajuntaaräjäyttävä. Nyt sähköpostilaatikot on jaettu useammalle eri palvelimelle ja useampaan eri webhotelliin, ja soveltuvat sähköpostitilit on perustettu ilmaispalveluihin.

Mutta eikö tällaisen sähköpostilaatikkomäärän tarkistamiseen hupene jo puolet päivästä? Varmasti menisi, jos sähköpostia käyttäisi pelkästään selaimen kautta, ja jokaiselle tilille pitäisi kirjautua erikseen. Minulla on työmäärää minimoimassa sähköpostiohjelma ja webmail-tilien hälytin.

Thunderbird, sähköpostin kuningas

Aikoinaan käytin Microsoft Outlookia ja POP-protokollaa. POP noutaa viestit palvelimelta omalle koneelle eli kaikki sähköpostiarkistot löytyvät oman tietokoneen kovalevyltä. Näin pärjää pienemmälläkin sähköpostilaatikolla.

Outlook keräsi neljän sähköpostilin postit – ja oli aina tukossa. Lisäksi siinä oli paljon turhaa kilkettä, jotka takuttivat toimintaa, kuten kalenteri ja muistilappusysteemi. Siirryin suosiolla lukemaan sähköpostit selaimella.

Kun kyllästyin siihen, etten voinut selaimessa pitää yhtä aikaa auki kahta samalla palvelimella olevaa sähköpostitiliä, päätin kokeilla Thunderbirdiä. Thunderbirdiä käytän IMAP-protokollalla, toisin sanoen sähköpostit säilytetään palvelimella. Näin pystyn synkronoimaan sähköpostit useamman koneen Thunderbirdien välillä.

Thunderbird on koneelle asennettava sähköpostiohjelma, johon pystyy Mozillan muiden tuotteiden tapaan asentamaan lisäosia. Lisäksi paljon pystyy viilaamaan ihan omakätisestikin.

Näppärät ominaisuudet

Thunderbirdin uusin versio 3.1 palvelee minua erinomaisesti.

Uusimmassa versiossa on koostekansio, joka näyttää kaikkien eri tilien inboxiin saapuneet viestit yhdessä luettelossa. Ei siis tarvitse klikkailla läpi kaikkia tilejä nähdäkseen uusia viestejä. Samanlaiset keräilykansiot on myös lähetetyille, luonnoksille, roskapostille ja roskakorille. Toki viestit pystyvät kaikki tiukasti eri tileillä ja niitä voi selata tilikohtaisestikin.

Toinen loistava ominaisuus ovat välilehdet. Enää Thunderbirdin ei tarvitse avata viestejä uusiin ikkunoihin, vaan viestin voi avata välilehdelle. Näin voi tarvittaessa jättää näkösälle useammankin akuutin viestin kerrallaan, eikä ruutu täyty uusista ikkunoista.

Tähdet, tunnukset

Luonnollisesti Thunderbirdissä voi merkitä tärkeät viestit tähdellä.

Minulla on lisäksi käytössäni yhdeksän eri tunnusta, joilla lajittelen kiireiset ja tärkeät viestit sekä ylipäänsä sellaiset, joiden haluan erottuvat viestimassasta. En pitänyt Thunderbirdin oletusväreistä, joten koodasin mieleiseni tunnusvärit suoraan userChrome.css:ään.

Viestilistassa näytettävät sarakkeet voi valita itse – minulla esimerkiksi viestien koko on näkösällä vain muutamien kansioiden viestilistoissa. Uutta Thunderbirdissa on viestiketjujen näyttö -sarake – sen ikonina on puhekupla.

Lajittele ja suodata

Thunderbirdissa viestit voi järjestää eri sarakkeiden mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Minulla viestit järjestyvät vakiona siten, että uusin on ylimmäisenä, mutta hyvin usein etsin tietyn lähettäjän viestiä järjestämällä viestit lähettäjän nimen mukaan.

Pikasuodatus on Thunderbirdin näppärä, uusi ominaisuus. Pienten kuvakkeiden rivistö antaa mahdollisuuden suodattaa näkösälle vain uudet viestit tai viestit, joissa on tähti, tunnus tai liite.

Varsinaisia viestisuodattimia käytän paljon. Viestisuodattimeen määritellään ehdot, joiden mukaan viesti lajitellaan tiettyyn kansioon. Minulla esimerkiksi blogikommenttien tiedotesähköpostit menevät automaattisesti omiin kansioihinsa, samoin sähköpostilistojen viestit.

Gmail – tilaa ja ominaisuuksia

Ilmaisista webmail-palveluista suosikkini on Gmail, huolimatta siitä, että se on Googlen palvelu. Gmailissa on muutama lyömätön ominaisuus.

Ensinnäkin Gmailissa on tilaa normaalille sähköpostikäyttäjälle pilvin pimein. Ei enää over quota -herjauksia, kun sähköpostitili on täynnä. Toisekseen Gmail antaa mahdollisuuden lajitella viestit tehokkaasti tunnisteilla, ja tunnisteiden lisäyksen voi automatisoida viestisuodattimilla.

Kolmanneksi Gmail-osoitteeseen tulevat viestit voi ohjata eteenpäin toiseen sähköpostiosoitteeseen – tai vaihtoehtoisesti voi ohjata vain tietyt ehdot täyttävät viestit.

Neljänneksi Gmailissa voi määritellä viestien vastausosoitteen. Gmailiin voi siis ohjata sähköpostiosoitteen viestit, ja Gmailissa vastausosoitteeksi voi määritellä samaisen sähköpostiosoitteen gmail-osoitteen sijaan.

Eikä hölmömpää ole sekään, että halutessaan Gmail-sähköpostia voi lukea Thunderbirdin kautta kuten mitä tahansa muuta sähköpostilaatikkoa.

Webmail Notifier tarkkailee

Minulla Gmail-tilit toimivat lähinnä erilaisten verkkopalveluiden tiedotteiden vastaanottajina. Siksi en ole yhdistänyt Gmail-tilejä Thunderbirdiin.

Minimoidakseni jatkuvan webmailin kyttäyksen asensin Firefoxiin lisäosan nimeltä Webmail Notifier. Se käy puolestani nuuskimassa uudet viestit webmailista, ja ilmoittaa uusista viesteistä pienellä kuvakkeella selainikkunan alareunassa. Kun uusia viestejä on tullut, pääsen webmailiin suoraan Notifierin kautta.

Vaikka minulla on lukuisia eri sähköpostitilejä, niiden rutiinikäyttöön ei juuri aikaa mene. Viesteihin vastaaminen on sitten eri juttu, sitä kun ei voi ohjelmilla automatisoida.

hakusanoja sähköposti, Thunderbird, webmail, WebMail Notifier
Ei kommentteja »

Joka paikassa hehkutetaan, miten hyvin Thunderbirdin roskapostinsuodatus toimii. Olen koko alkuvuoden ihmetellyt, että miten se oikein pelaa, kun minulla suurin osa roskaposteista tarttuu jo palvelimella SpamAssassinin haaviin, mutta läpitulevat roskapostit ilmaantuvat saapuneisiin kuten tavallinenkin posti.

Kävin läpi kaikki valikot ja asetukset, luin useammankin käyttöohjeen roskapostisuodatuksen käyttöönotosta. En tullut hullua hurskaammaksi.

Toki siellä on iso ja näkyvä nappi, jolla avoimen roskapostiviestin voi määrittää roskapostiksi, mutta minusta ei ole mielekästä ensin avata roskapostia, jotta sen voi määritellä spämmiksi. Useimmissa webmail-palveluissa voi ruksailla liudan sähköposteja ja määritellä postit roskaksi avaamatta. Thunderbirdissä ei ole ruksiruutuja.

***

Tänään lopulta oivalsin, miten spämmisuodatinta pääsee kouluttamaan. Toimintamalli on päivänselvä, kun ensin pysähtyy tuijottamaan ohjelman ruutua ja käyttää tovin ajatteluun. No, pysähtyminen on aina ollut ongelmani eikä ajattelukaan ole viime aikoina ollut vinkeintä mahdollista.

Thunderbirdissä, ainakin minun ruudullani, on jokaisen viestin kohdalla muutama kapea sarake: yhdestä näkee, onko liitteitä, toisesta saa viestin eteen lipun. Peruskamaa.

Tänään vahingossa sohaisin pientä pistettä, joka yhdessä sarakkeessa on. Se ei olekaan visuaalinen erotin, vaan siitä voi määritellä luetun viestin lukemattomaksi ja päinvastoin.

Ja kun maltoin pysähtyä katsomaan (ks. edellinen vastaväite), huomasin, että roskapostikuvakkeelle on myös ihan oma sarakkeensa. Kun klikkaa tyhjää sarakekohtaa, siihen ilmestyy roskapostikuvake ja – vhumm! – hetken päästä spämmi hypähtää roskapostikansioon.

***

Luin käyttöohjeet uudestaan. Sanotaanko ensimmäisessäkään, että saraketta klikkaamalla merkitään roskapostit? No ei.

Kumpi siis on hölmömpi: minä, joka en pysähdy ja katso, vai käyttöohje(id)en tekijä, joka pitää itsestään selvänä, että käyttäjä pysähtyy, katsoo ja ajattelee.

No en minä ainaskaan. Enhän?

*En paljon Monthy Pythonista ymmärrä, mutta spam-sanan etymologia kuuluu yleissivitykseen.

hakusanoja roskaposti, sähköposti, Thunderbird
Ei kommentteja »

Minä uskon arkistointiin ja järjestykseen.

Tiedän, se kuulostaa naurettavalta, jos on käynyt kääntymässä työhuoneeni ovella. Mutta hei, se kaikki, mikä vyöryy ovelle vastaan, on juuri sitä tavaraa, mitä ei ole arkistoitu. Ja sitä paitsi arkistoimatonkin on järjestyksessä, josko ei ehkä sanan siinä merkityksessä, mitä ihmiset yleensä ajattelevat.

Minä siis uskon arkistointiin ja järjestykseen. Myönnän, että monet järjestykseen tähtäävät toimenpiteeni ovat hitusen ylimitoitettuja, mutta toisaalta jos ne auttavat minua pitämään pääni kasassani, niin ne ovat tarpeellisia. Kerta.

***

Olen tänään pistänyt sähköpostisysteemejäni ojennukseen. Tammikuussa jo aloitin uusien sähköpostitilien ja kokonaisvaltaisen sähköpostin hallinnointirakenteen luomisen, mutta pysähdyin järkeistyspaussille, joka venähti tänne asti. Ratkaisumallit eivät kyllä viikkojen kuluessa muuksi muuttuneet, mutta eipähän tullut hätiköityä.

Tänään lisäsin Thunderbirdiin työpostin kaveriksi pari toistaiseksi uinuvaa työliitännäistä sähköpostilaatikkoa ynnä henkilökohtaisen sähköpostin. Työpostit lajittelin pariinkymmeneen kansioon ja vauhtiin päästyäni määrittelin muutaman suodattimen, jotka jakelevat sisääntulevat viestit automaattisesti oikeisiin kansioihin.

Päällepäätteeksi vielä – tästä olen erityisen innoissani – työstin Thunderbirdiin css-koodia, joka näyttää viestilistalla värillisellä pohjalla ne viestit, jotka varustan tunnuksella. Oletusasetuksissa Thunderbird vaihtaa ainoastaan viestirivin tekstin värilliseksi, mikä tekee viestilistasta hankalasti luettavan.

Ja tulihan sekin tänään selvitettyä, miten viesteihin liitetään html-allekirjoitus, vaikken toteutukseen asti ehtinytkään.

***

Nyt Thunderbird alkaa tuntua kotoisalta. Seuraavaksi pitäisi ryhtyä purkamaan sairastelun aikana kertynyttä sähköpostisumaa.

hakusanoja sähköposti, Thunderbird
Ei kommentteja »