Merkinnät teemasta 'WebMail Notifier'

Tehoa sähköpostiin

Tätä nykyä on jo tavallista, että ihmisillä on kaksi eri sähköpostitiliä: toinen työkäyttöön, toinen henkilökohtaiseen. Minulla on oma sähköpostitili jokaiseen eri tarkoitukseen: yleiseen työhön, tanssityöhön, korumyyntiin, Ishtar-lehden tekoon, Ishtarin suurille aineistoille, Sahara-yhdistykselle ja vielä omansa verkkopalvelujen viestejä varten. Lisäksi on henkilökohtainen sähköposti, ja perustinpa taannoin hotmail-osoitteenkin, kun otin käyttöön Messengerin.

Miksi ihmeessä näin monta sähköpostitiliä? Eikö riittäisi yksi, jossa viestit lajittelisi eri kansioihin?

Ei riittäisi. Sähköpostilaatikon koko olisi tajuntaaräjäyttävä. Nyt sähköpostilaatikot on jaettu useammalle eri palvelimelle ja useampaan eri webhotelliin, ja soveltuvat sähköpostitilit on perustettu ilmaispalveluihin.

Mutta eikö tällaisen sähköpostilaatikkomäärän tarkistamiseen hupene jo puolet päivästä? Varmasti menisi, jos sähköpostia käyttäisi pelkästään selaimen kautta, ja jokaiselle tilille pitäisi kirjautua erikseen. Minulla on työmäärää minimoimassa sähköpostiohjelma ja webmail-tilien hälytin.

Thunderbird, sähköpostin kuningas

Aikoinaan käytin Microsoft Outlookia ja POP-protokollaa. POP noutaa viestit palvelimelta omalle koneelle eli kaikki sähköpostiarkistot löytyvät oman tietokoneen kovalevyltä. Näin pärjää pienemmälläkin sähköpostilaatikolla.

Outlook keräsi neljän sähköpostilin postit – ja oli aina tukossa. Lisäksi siinä oli paljon turhaa kilkettä, jotka takuttivat toimintaa, kuten kalenteri ja muistilappusysteemi. Siirryin suosiolla lukemaan sähköpostit selaimella.

Kun kyllästyin siihen, etten voinut selaimessa pitää yhtä aikaa auki kahta samalla palvelimella olevaa sähköpostitiliä, päätin kokeilla Thunderbirdiä. Thunderbirdiä käytän IMAP-protokollalla, toisin sanoen sähköpostit säilytetään palvelimella. Näin pystyn synkronoimaan sähköpostit useamman koneen Thunderbirdien välillä.

Thunderbird on koneelle asennettava sähköpostiohjelma, johon pystyy Mozillan muiden tuotteiden tapaan asentamaan lisäosia. Lisäksi paljon pystyy viilaamaan ihan omakätisestikin.

Näppärät ominaisuudet

Thunderbirdin uusin versio 3.1 palvelee minua erinomaisesti.

Uusimmassa versiossa on koostekansio, joka näyttää kaikkien eri tilien inboxiin saapuneet viestit yhdessä luettelossa. Ei siis tarvitse klikkailla läpi kaikkia tilejä nähdäkseen uusia viestejä. Samanlaiset keräilykansiot on myös lähetetyille, luonnoksille, roskapostille ja roskakorille. Toki viestit pystyvät kaikki tiukasti eri tileillä ja niitä voi selata tilikohtaisestikin.

Toinen loistava ominaisuus ovat välilehdet. Enää Thunderbirdin ei tarvitse avata viestejä uusiin ikkunoihin, vaan viestin voi avata välilehdelle. Näin voi tarvittaessa jättää näkösälle useammankin akuutin viestin kerrallaan, eikä ruutu täyty uusista ikkunoista.

Tähdet, tunnukset

Luonnollisesti Thunderbirdissä voi merkitä tärkeät viestit tähdellä.

Minulla on lisäksi käytössäni yhdeksän eri tunnusta, joilla lajittelen kiireiset ja tärkeät viestit sekä ylipäänsä sellaiset, joiden haluan erottuvat viestimassasta. En pitänyt Thunderbirdin oletusväreistä, joten koodasin mieleiseni tunnusvärit suoraan userChrome.css:ään.

Viestilistassa näytettävät sarakkeet voi valita itse – minulla esimerkiksi viestien koko on näkösällä vain muutamien kansioiden viestilistoissa. Uutta Thunderbirdissa on viestiketjujen näyttö -sarake – sen ikonina on puhekupla.

Lajittele ja suodata

Thunderbirdissa viestit voi järjestää eri sarakkeiden mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Minulla viestit järjestyvät vakiona siten, että uusin on ylimmäisenä, mutta hyvin usein etsin tietyn lähettäjän viestiä järjestämällä viestit lähettäjän nimen mukaan.

Pikasuodatus on Thunderbirdin näppärä, uusi ominaisuus. Pienten kuvakkeiden rivistö antaa mahdollisuuden suodattaa näkösälle vain uudet viestit tai viestit, joissa on tähti, tunnus tai liite.

Varsinaisia viestisuodattimia käytän paljon. Viestisuodattimeen määritellään ehdot, joiden mukaan viesti lajitellaan tiettyyn kansioon. Minulla esimerkiksi blogikommenttien tiedotesähköpostit menevät automaattisesti omiin kansioihinsa, samoin sähköpostilistojen viestit.

Gmail – tilaa ja ominaisuuksia

Ilmaisista webmail-palveluista suosikkini on Gmail, huolimatta siitä, että se on Googlen palvelu. Gmailissa on muutama lyömätön ominaisuus.

Ensinnäkin Gmailissa on tilaa normaalille sähköpostikäyttäjälle pilvin pimein. Ei enää over quota -herjauksia, kun sähköpostitili on täynnä. Toisekseen Gmail antaa mahdollisuuden lajitella viestit tehokkaasti tunnisteilla, ja tunnisteiden lisäyksen voi automatisoida viestisuodattimilla.

Kolmanneksi Gmail-osoitteeseen tulevat viestit voi ohjata eteenpäin toiseen sähköpostiosoitteeseen – tai vaihtoehtoisesti voi ohjata vain tietyt ehdot täyttävät viestit.

Neljänneksi Gmailissa voi määritellä viestien vastausosoitteen. Gmailiin voi siis ohjata sähköpostiosoitteen viestit, ja Gmailissa vastausosoitteeksi voi määritellä samaisen sähköpostiosoitteen gmail-osoitteen sijaan.

Eikä hölmömpää ole sekään, että halutessaan Gmail-sähköpostia voi lukea Thunderbirdin kautta kuten mitä tahansa muuta sähköpostilaatikkoa.

Webmail Notifier tarkkailee

Minulla Gmail-tilit toimivat lähinnä erilaisten verkkopalveluiden tiedotteiden vastaanottajina. Siksi en ole yhdistänyt Gmail-tilejä Thunderbirdiin.

Minimoidakseni jatkuvan webmailin kyttäyksen asensin Firefoxiin lisäosan nimeltä Webmail Notifier. Se käy puolestani nuuskimassa uudet viestit webmailista, ja ilmoittaa uusista viesteistä pienellä kuvakkeella selainikkunan alareunassa. Kun uusia viestejä on tullut, pääsen webmailiin suoraan Notifierin kautta.

Vaikka minulla on lukuisia eri sähköpostitilejä, niiden rutiinikäyttöön ei juuri aikaa mene. Viesteihin vastaaminen on sitten eri juttu, sitä kun ei voi ohjelmilla automatisoida.