Merkinnät teemasta ''

Tehoa sähköpostiin

Tätä nykyä on jo tavallista, että ihmisillä on kaksi eri sähköpostitiliä: toinen työkäyttöön, toinen henkilökohtaiseen. Minulla on oma sähköpostitili jokaiseen eri tarkoitukseen: yleiseen työhön, tanssityöhön, korumyyntiin, Ishtar-lehden tekoon, Ishtarin suurille aineistoille, Sahara-yhdistykselle ja vielä omansa verkkopalvelujen viestejä varten. Lisäksi on henkilökohtainen sähköposti, ja perustinpa taannoin hotmail-osoitteenkin, kun otin käyttöön Messengerin.

Miksi ihmeessä näin monta sähköpostitiliä? Eikö riittäisi yksi, jossa viestit lajittelisi eri kansioihin?

Ei riittäisi. Sähköpostilaatikon koko olisi tajuntaaräjäyttävä. Nyt sähköpostilaatikot on jaettu useammalle eri palvelimelle ja useampaan eri webhotelliin, ja soveltuvat sähköpostitilit on perustettu ilmaispalveluihin.

Mutta eikö tällaisen sähköpostilaatikkomäärän tarkistamiseen hupene jo puolet päivästä? Varmasti menisi, jos sähköpostia käyttäisi pelkästään selaimen kautta, ja jokaiselle tilille pitäisi kirjautua erikseen. Minulla on työmäärää minimoimassa sähköpostiohjelma ja webmail-tilien hälytin.

Thunderbird, sähköpostin kuningas

Aikoinaan käytin Microsoft Outlookia ja POP-protokollaa. POP noutaa viestit palvelimelta omalle koneelle eli kaikki sähköpostiarkistot löytyvät oman tietokoneen kovalevyltä. Näin pärjää pienemmälläkin sähköpostilaatikolla.

Outlook keräsi neljän sähköpostilin postit – ja oli aina tukossa. Lisäksi siinä oli paljon turhaa kilkettä, jotka takuttivat toimintaa, kuten kalenteri ja muistilappusysteemi. Siirryin suosiolla lukemaan sähköpostit selaimella.

Kun kyllästyin siihen, etten voinut selaimessa pitää yhtä aikaa auki kahta samalla palvelimella olevaa sähköpostitiliä, päätin kokeilla Thunderbirdiä. Thunderbirdiä käytän IMAP-protokollalla, toisin sanoen sähköpostit säilytetään palvelimella. Näin pystyn synkronoimaan sähköpostit useamman koneen Thunderbirdien välillä.

Thunderbird on koneelle asennettava sähköpostiohjelma, johon pystyy Mozillan muiden tuotteiden tapaan asentamaan lisäosia. Lisäksi paljon pystyy viilaamaan ihan omakätisestikin.

Näppärät ominaisuudet

Thunderbirdin uusin versio 3.1 palvelee minua erinomaisesti.

Uusimmassa versiossa on koostekansio, joka näyttää kaikkien eri tilien inboxiin saapuneet viestit yhdessä luettelossa. Ei siis tarvitse klikkailla läpi kaikkia tilejä nähdäkseen uusia viestejä. Samanlaiset keräilykansiot on myös lähetetyille, luonnoksille, roskapostille ja roskakorille. Toki viestit pystyvät kaikki tiukasti eri tileillä ja niitä voi selata tilikohtaisestikin.

Toinen loistava ominaisuus ovat välilehdet. Enää Thunderbirdin ei tarvitse avata viestejä uusiin ikkunoihin, vaan viestin voi avata välilehdelle. Näin voi tarvittaessa jättää näkösälle useammankin akuutin viestin kerrallaan, eikä ruutu täyty uusista ikkunoista.

Tähdet, tunnukset

Luonnollisesti Thunderbirdissä voi merkitä tärkeät viestit tähdellä.

Minulla on lisäksi käytössäni yhdeksän eri tunnusta, joilla lajittelen kiireiset ja tärkeät viestit sekä ylipäänsä sellaiset, joiden haluan erottuvat viestimassasta. En pitänyt Thunderbirdin oletusväreistä, joten koodasin mieleiseni tunnusvärit suoraan userChrome.css:ään.

Viestilistassa näytettävät sarakkeet voi valita itse – minulla esimerkiksi viestien koko on näkösällä vain muutamien kansioiden viestilistoissa. Uutta Thunderbirdissa on viestiketjujen näyttö -sarake – sen ikonina on puhekupla.

Lajittele ja suodata

Thunderbirdissa viestit voi järjestää eri sarakkeiden mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Minulla viestit järjestyvät vakiona siten, että uusin on ylimmäisenä, mutta hyvin usein etsin tietyn lähettäjän viestiä järjestämällä viestit lähettäjän nimen mukaan.

Pikasuodatus on Thunderbirdin näppärä, uusi ominaisuus. Pienten kuvakkeiden rivistö antaa mahdollisuuden suodattaa näkösälle vain uudet viestit tai viestit, joissa on tähti, tunnus tai liite.

Varsinaisia viestisuodattimia käytän paljon. Viestisuodattimeen määritellään ehdot, joiden mukaan viesti lajitellaan tiettyyn kansioon. Minulla esimerkiksi blogikommenttien tiedotesähköpostit menevät automaattisesti omiin kansioihinsa, samoin sähköpostilistojen viestit.

Gmail – tilaa ja ominaisuuksia

Ilmaisista webmail-palveluista suosikkini on Gmail, huolimatta siitä, että se on Googlen palvelu. Gmailissa on muutama lyömätön ominaisuus.

Ensinnäkin Gmailissa on tilaa normaalille sähköpostikäyttäjälle pilvin pimein. Ei enää over quota -herjauksia, kun sähköpostitili on täynnä. Toisekseen Gmail antaa mahdollisuuden lajitella viestit tehokkaasti tunnisteilla, ja tunnisteiden lisäyksen voi automatisoida viestisuodattimilla.

Kolmanneksi Gmail-osoitteeseen tulevat viestit voi ohjata eteenpäin toiseen sähköpostiosoitteeseen – tai vaihtoehtoisesti voi ohjata vain tietyt ehdot täyttävät viestit.

Neljänneksi Gmailissa voi määritellä viestien vastausosoitteen. Gmailiin voi siis ohjata sähköpostiosoitteen viestit, ja Gmailissa vastausosoitteeksi voi määritellä samaisen sähköpostiosoitteen gmail-osoitteen sijaan.

Eikä hölmömpää ole sekään, että halutessaan Gmail-sähköpostia voi lukea Thunderbirdin kautta kuten mitä tahansa muuta sähköpostilaatikkoa.

Webmail Notifier tarkkailee

Minulla Gmail-tilit toimivat lähinnä erilaisten verkkopalveluiden tiedotteiden vastaanottajina. Siksi en ole yhdistänyt Gmail-tilejä Thunderbirdiin.

Minimoidakseni jatkuvan webmailin kyttäyksen asensin Firefoxiin lisäosan nimeltä Webmail Notifier. Se käy puolestani nuuskimassa uudet viestit webmailista, ja ilmoittaa uusista viesteistä pienellä kuvakkeella selainikkunan alareunassa. Kun uusia viestejä on tullut, pääsen webmailiin suoraan Notifierin kautta.

Vaikka minulla on lukuisia eri sähköpostitilejä, niiden rutiinikäyttöön ei juuri aikaa mene. Viesteihin vastaaminen on sitten eri juttu, sitä kun ei voi ohjelmilla automatisoida.

Yksi ohjelma, monta profiilia

Erilaisia sosiaalisia temmellyskenttiä löytyy verkosta lukuisia. Ishtar-blogissa esittelin sosiaalisen treenipäiväkirjan Heiaheian, josta innostuin kesän mittaan. Minut löytää myös Facebookista ja LinkedInistä. Twitterissä minulla on useampi profiili. Jo vuosia olen lisäksi pyörinyt useammalla eri keskustelufoorumilla.

Paljonko tämä kaikki syö aikaa? No syöhän se, ei sitä voi kiistää. Varmasti minulla olisi enemmän aikaa jollekin muulle, jos en olisi verkossa. Toisaalta verkostoituminen on osa työtäni. Läsnäolo ja keskusteluun osallistuminen on helpompaa hyvillä työkaluilla.

Monta Twitter-profiilia

Twitterissä oli alusta asti itsestään selvää, että perustan useampia profiileja, joilla jokaisella on oma toimintakenttänsä. Niinpä minulla on henkilökohtaisen Twitter-profiilin lisäksi ammatillinen profiili sekä toiminnan osa-alueisiin keskittyneet profiilit. Näiden lisäksi perustin omat profiilit myös Saharalle ja Ishtarille.

Twitterin oma sivusto on multitweettajalle liian kömpelö: paljon sisäänkirjautumista ja salasanojen naputtelua, aina väärä profiili auki.

Ensimmäiseksi hankin Firefoxiin lisäkkeen nimeltä Echofon (entinen TwitterFox). Sinne saa lisättyä useamman seurattavan profiilin, joita voi selata ja päivittää vuoron perään. Kiva kilke, joka vyöryttää tweetit näppärästi nähtäville ja tekee tweettaamisest helppoa.

Echofonin ongelmana on se, että sen ruudussa voi seurata vain yhtä profiilia kerrallaan – profiileja sai siis olla vaihtamassa jatkuvasti. Echofonissa ei myöskään ole sisäänrakennettua linkkien lyhennystoimintoa, joten linkit täytyy laittaa joko sellaisenaan, mikä 140 merkin viestissä ei ollut hyvä vaihtoehto, tai käydä lyhentämässä erikseen jossain palvelussa.

Hootsuite, ei pöllömpi

Verkkopalvelu Hootsuite on multitweettaajan näppärä työkalu. Sen kautta voi seurata ja päivittää useita profiileja. Hootsuitessa on linkkien lyhentäjä, joten kallisarvoiset tviittausmerkit eivät hupene ylipitkiin linkkeihin. Hootsuite tarjoaa mahdollisuuden myös päivitysten ajastamiseen.

Hootsuite ei ole lainkaan pöllömpi palvelu. Twitter-profiilien lisäksi palvelulla voi päivittää esimerkiksi Facebookia, Facebook-sivuja ja LinkedIniä. Päivityksiä voi halutessaan lähettää samalla napin painalluksella useampaan eri profiiliin. Organisaatioille, joissa samaa Twitter-profiilia päivittää useampi henkilö, Hootsuite on lyömätön, sillä se antaa mahdollisuuden jakaa päivitysoikeuksia useammalle henkilölle.

Kaksi miinusta: Ensimmäinen on Hootsuite palstasysteemi. Jokaiselle profiilille on useampia palstoja, mutta jokainen profiili on omalla sivullaan. Eri profiilien palstoja ei nähdäkseni saanut yhdistettyä yhdelle sivulle, jotta useampaa profiilia olisi voinut seurata yhtä aikaa. Paljon välilehdillä hyppimistä siis.

Toinen on verkkokäyttöisyys. Jos Hootsuitea halusi käyttää pääasiallisena Twitterin ja muiden sosiaalisten palveluiden päivityskanavana, yksi ikkuna selaimessa oli aina varattu Hootsuitelle.

Hootsuite on pääosin ilmainen, mutta osa palveluista siirtyy maksullisiksi. Varsinkin organisaatioille Hootsuite on silti mainio palvelu.

Tweetdeck, melkein kaikki toivottava

Todella tweettailun makuun pääsin vasta hiljattain, kun asensin koneelleni Tweetdeck-ohjelman.

Parasta Tweetdeckissä on palstojen muunneltavuus. Nyt saan aktiivisimmat Twitter-tilini näkyviin rinnakkain, ja kaikkien haluamieni tilien tviitit ja päivitykset välähtävät hetkeksi ruudulle reaaliajassa. Lisäksi Tweetdeck-palsta voi tuottaa jatkuvasti hakutuloksia, joten jos haluan seurata tiivistetysti koko Twitter-maailman päivityksiä vaikkapa jostain ajankohtaisesta aiheesta, sekin onnistuu.

Tweetdeck tukee useita profiileja, Twitterin lisäksi Facebookia, Facebook-sivuja ja LinkedIniä. Lisäksi ohjelmaan saa kytkettyä MySpacen, Google Buzzin ja Foursquaren. Tweetdeck lähettää näppärästi yhdellä enterin painalluksella saman päivityksen useampaan eri profiiliin.

Tweetdeckissä on linkkien tiivistämiseen monia palveluvaihtoehtoja, kuten bit.ly, tinyurl ja twurl. Linkkien automaattilyhennyksen voi ottaa hetkellisesti pois näkösällä olevasta namiskasta (jota minä etsin yhtenä päivänä turhaan asetusvalikosta…). Statuspäivitykset voi ajastaa.

Twitter-keskusteluja helpottaa hashtagimuisti sekä käyttäjänimien automaattinen täydennys. Retweettaus onnistuu sekä siten, että tviittiin voi lisätä oman kommenttinsa, tai viime talvena lanseeratulla “suoralla” retweet-systeemillä. Kaikki tviittien käsittelyyn tarvittavat namiskat ilmaantuvat näppärästi hiirenheilautuksella tviittaajan profiilikuvan päälle.

Kaiken kaikkiaan Tweetdeck on kerrassaan mainio ohjelma aktiiviselle tviittaajalle. Minulla Twitterin seuraaminen, tviittaus ja kommentointi ovat lisääntyneet huomattavasti Tweetdeckin myötä, mutta Twitteriin käytetty aika on pikemminkin vähentynyt.

Toinen varteenotettava multiprofiilipäivitysohjelma voisi olla Yoono, joka tarjoaa tuen perussetin lisäksi muun muassa YouTubelle, FriendFeedille, Flickrille sekä pikaviestipalveluille. Toisaalta mietin, onko Yoonossa jo liikaa tuettuja palveluita – varsinkin, kun valtaosa ekstroista on minulle tällä hetkellä turhia.

Listoilla

Rakastan listoja. Kirjoitan listoja kaikenlaisista asioista: töistä, suunnitelmista, projekteista, pakattavista asioista… Oikeastaan ainoa, mistä listoja harvoin teen, ovat ostettavat asiat.

Olen tutustunut lukuisiin listapalveluihin, joita verkosta löytyy. Voo2do tarjosi vaihtoehtoja, mutta käytettävyys ei ollut parhaasta päästä ja riemunkirjava ulkoasu oli minulle vähän liikaa. Ta-da List oli selkeä ja helppokäyttöinen, mutta ominaisuuksia oli liian vähän.

Remember the Milk on yksi parhaista ja monipuolisimmista listaohjelmista – sen voisi yhdistää myös Gmailiin –, mutta RTM:n ulkoasu ja käytettävyyskään ei loppujen lopuksi minua miellyttänyt.

Listojen tekemiseen voi käyttää myös Evernote, jonka esittelin eilen.

Bongasin myös palvelut Toodledo ja Checkvist, mutta niihin en tullut tutustuneeksi, sillä löysin samaan aikaan Sen Oikean listapalvelun.

Lähes täydellinen: Todoist

Todoist on minun tarpeisiini likimain täydellinen listapalvelu. (Palvelun mobiilisivusto löytyy osoitteesta todoist.com/m/.)

Ulkoasu on pelkistetty ja yksinkertainen, eikä näkösällä ole mitään turhia härpäkkeitä. Aloitusvaiheessa palvelu näyttää tyhjältä ja valjulta, mutta käytössä yksinkertainen ulkoasu on valttia.

Listat saa jaettua projekteihin, joille voi antaa tunnusvärit. Minulla on erilaisia ryhmittelyjä työelämän eri osa-alueille sekä henkilökohtaisiin tarpeisiin.

Jokaiseen projektiin saa lisättyä alaprojekteja. Minulla on esimerkiksi kategoria “juoksevat asiat”, joiden alle olen tehnyt omat ryhmittelyt perheelle, työlle, omille asioille ja ostettaville asioille.

Projektiin tehdään (tehtävä)lista. Listalle voi rakentaa sisennettyjä alalistoja, jotka saa halutessaan piilotettua päätehtävän alle.

Jokaiselle listatulle asialle voi asettaa päivämäärän, ja kun homma on tehty, sen voi ruksata pois listalta. Töitä voi laittaa myös säännöllisesti toistuviksi, minulla esimerkiksi alvien tilitys toistuu työlistalla joka kuukausi.

Haku ja hienosäätöä

Listoja voi selata projekteittain, mutta listoista saa myös tehtyä päivämääriin perustuvan haun. Näin ohjelmaa voi käyttää töiden suunnitteluun sekä muistutuksiin: työlista kertoo, mitä tänään, huomenna ja lähipäivinä pitäisikään tehdä.

Listoille voi lisätä prioriteettimerkintöjä, jolloin ne tärkeimmät ja kiireisimmät projektit näkyvät listalla erivärisinä ja päivämäärän perusteella tehdyissä hauissa prioriteettijärjestyksessä.

Erityisesti pidän siitä, että syötteelle voi antaa myös lisämääreitä (“labels”) @-merkillä. Listoille voi tehdä hakuja myös näiden lisämääreiden avulla. Minulla on käytössä esimerkiksi lisämäärite @posti, jolla merkitsen eri kategorioihin kirjatut postitustehtävät. Vastaavasti laskutuksille on @lasku ja ostettaville @osta.

Kun haluan nähdä, mitä kaikkea minun pitikään postittaa, kirjoitan hakukenttään @posti, ja saan listan postituksista. Laskutuspäivinä käytän hakusanaa @lasku ja niin edelleen.

Todoist on ilmaispalvelu, mutta tarjolla on toki myös Premium-versio. Maksullisessa versiossa on tarjolla muistutuksia esimerkiksi sähköpostiin, parempi lisämääritteiden hallinta sekä salattu yhteys.

Jos Todoist olisi mahdollista asentaa omalle koneelle, ohjelma olisi aika lailla täydellinen työlistojen tekoon ja suunnitteluun.

Huomenna verkkoviikkoni siirtyy pohdiskelemaan viestintää.

Muistivihko verkossa

Paperiton toimisto tuskin ikinä toteutuu, mutta jo siitä on paljon iloa, jos muistilappujen määrä vähenisi.

Alkukesästä löysin blogivinkin ansiosta verkkopalvelun nimeltä Evernote. Evernote on ikään kuin virtuaalinen muistikirja, jonne voi tallentaa esimerkiksi tekstiä, verkkosivuja ja kuvia.

Verkossa, koneella, selaimessa, kännykässä

Evernoten verkkoversio on ihan mukava, mutta ainakin minun käytölläni se oli välillä aika tahmea. Osasyynä voi toki olla sekin, että selaimessani on aina auki vähintään kymmenen eri välilehteä.

Muutaman viikon käytön jälkeen asensin Evernoten koneelleni, ja olen ollut ohjelmaan hyvin tyytyväinen. Desktop-versiossa on muutamia ominaisuuksia, joita verkkoversiossa ei ollut, esimerkiksi ruksailtavien listojen tekomahdollisuus. Konelle asennettu Evernote päivittää itsensä jatkuvasti verkkopalveluun, joten tarvittaessa saan synkronoitua Evernotet eri koneiden välillä sekä katsottua muistiinpanoni miltä tahansa koneelta, jolla pääsen verkkoon.

Heti kättelyssä asensin Firefoxiini Evernote Web Clipperin, jonka avulla saan verkkosivuleikkeet nopeasti Evernoteen. Web Clipper on pieni kuvake työkalupalkissani. Kun haluan tallentaa verkkosivun osoitteen tai muuta tietoa verkkosivulta Evernoteen, klikkaan kuvaketta, ja pääsen erillisen pikkuikkunan kautta lisäämään muistiinpanoni Evernoteen. Muistiinpanoja voi lähettää myös Twitterin kautta, kun yhdistää tilin Evernoteen.

Palvelun saa asennettua myös iPadille, iPhonelle, Androidille, Blackberrylle ja muillekin älypuhelimille, mutta äkkipäätä en ole löytänyt versiota Nokian Series 40 -puhelimille.

Kirjanmerkit, muistiinpanot

Minulle Evernote on virtuaalinen muistivihko, jonne tallennan asioita, joihin haluan voida palata joskus myöhemmin.

Aiemmin keräsin kiinnostavat verkkosivut kirjanmerkkeihini, mutta ajan myötä kirjanmerkkien määrä on ylittänyt kaikki terveen järjen rajat. Kirjanmerkki sopii sellaiselle sivustolle, jonne haluaa mennä usein, mutta sellaiset sivut – vaikkapa blogimerkinnät – joissa on jotain harvoin tarvittavaa tietoa, täyttävät kirjanmerkkivalikkoa aivan turhaan.

Jos esimerkiksi kohtaan mielenkiintoisen blogimerkinnän, johon haluan palata myöhemmin tai jota haluan käyttää lähteenä tai viitteenä, lisään sen Evernoteen. Jos löydän kiinnostavan tuotteen, laitan linkin huomautuksineen talteen Evernoteen. Jos löydän ohjelmien optimointiohjeita tai neuvoja verkkosivujen työstämiseen, lisään ne Evernoteen.

Toisinaan referoin kirjoituksen suoraan Evernote-muistiinpanooni, ja Evernoten Web Clipper lisää linkin alkuperäiseen sivustoon. Näin voin katsoa olennaiset asiat suoraan Evernotesta, mutta tarvittaessa pääsen alkulähteille helposti.

Tallennus ja haku

Evernotessa muistiinpanot voi lajitella kansioihin, ja lisäksi jokaiseen muistiinpanoon voi lisätä hakusanat. Näin muistiinpanojen selaaminen on helpompaa ja nopeampaa kuin esimerkiksi työpöydän lippulappupinojen plärääminen.

Minulla on kansioita joka lähtöön: omia kansioitaan löytyy niin työasioille, kirjoittamisvirikkeille, verkkoklipeille, eri ohjelmien käyttöohjeille, sitaateille ja lainauksille, luonnoksille ja suunnitelmille…

Ideat, leikkeet, hakemistot

Evernotessa muistiinpano voi olla lyhyt tai pitkä. Sinne voin tallentaa luonnoksia, ideoita, ajatuksia, tekstipätkiä tai vaikka kopion omasta foorumikirjoituksestani tai blogikommentistani.

Monet sellaiset asiat, joita olen ennemmin kirjoitellut tekstinkäsittelyssä ja tallentanut sitten omiksi tiedostoikseen, ovat siirtyneet Evernoteen. Listasin esimerkiksi käsityölehtien suosikkikaavat lehtitietoineen Evernoteen. (Neuleprojektit tallennan kuitenkin Ravelryyn, joka on lanka-addiktien oma verkkopalvelu. )

Evernote on perusmuodossaan ilmainen palvelu, jossa ominaisuudet ja kuukausittainen käyttöraja riittävät mainiosti peruskäyttöön. Maksullinen premium-palvelu tarjoaa mainoksettoman version, lisää megatavuja, salauksen ja lisäominaisuuksia. Näillä näkymin minä pärjään mainiosti tuolla ilmaisversiolla, koska muistiinpanoni ovat pääasiassa tekstiä.

Evernotea voi käyttää myös tehtävälistojen tekemiseen, mutta siihen löysin palvelun, joka sopii paremmin minun tarpeisiini. Se on esittelyvuorossa huomenna.

Verkkoviikko, osin optimoitu

Olen viime viikkojen ja kuukausien aikana ottanut käyttöön lukuisia eri palveluja – osa verkkopohjaisia, osa koneelle asennettavia. Ensimmäisen syksyn oikean arkiviikon kunniaksi Sormiharjoituksia-blogi sukeltaa tällä viikolla erilaisten tietokoneen ja sosiaalisen median käyttäjän elämän optimointipalvelujen pariin.

Ensimmäinen verkkopalveluesittely löytyy kuitenkin Ishtar-blogin puolelta, koska se voi kiinnostaa myös tanssiväkeä. Jos sosiaalinen treenikirjanpitopalvelu kiinnostaa, lukekaatten kirjoitukseni Heiaheia-palvelusta.

Tällä viikolla luvassa ainakin seuravaa:

  • muistiinpanojen tekeminen
  • työlistat ja aikataulutus
  • useamman sosiaalisen kanavan seuraaminen ja päivitys
  • miljoonan sähköpostitilin optimoitu käyttö